Apariencia
Revisiones
Un procedimiento no se edita "en el lugar": cada cambio de contenido se publica como una revisión nueva. Así queda registrado qué cambió, cuándo y por decisión de quién.
Escribir una revisión
Desde la ficha del procedimiento, Nueva revisión:
- El formulario viene precargado con el contenido de la revisión vigente.
- Se edita lo que corresponda.
- Descripción del cambio es obligatoria a partir de la revisión 2: hay que decir qué cambia respecto de la anterior.
- Vigente desde indica la fecha a partir de la cual rige.
El formulario ofrece dos salidas, porque escribir y poner en vigencia no son el mismo acto:
- Guardar borrador — la revisión queda escrita pero no rige. Lo que la gente sigue leyendo es la revisión vigente. Sirve para trabajarla en varias sesiones o para que otra persona la revise antes.
- Publicar revisión n — la pone en vigencia en el momento.
Un procedimiento tiene un borrador a la vez. Mientras hay uno abierto, la ficha lo avisa y Nueva revisión lleva de vuelta a ese borrador, para que no se bifurque la cadena.
Publicar
Un borrador se publica desde la ficha, en su fila del historial: Publicar. El aviso previo enumera lo que pasa de una vez, y la descripción del cambio que ya escribiste es lo que queda como justificación.
Al publicar:
- La revisión nueva pasa a Vigente y queda registrada con quién la aprobó y cuándo.
- La anterior pasa a Obsoleta — se conserva y se puede seguir leyendo.
- La reciben todos los destinos alcanzados por el procedimiento, no solo aquel desde el que estás trabajando.
- El portal de empleados pasa a mostrar la nueva.
La numeración es correlativa: Rev. 1, Rev. 2, Rev. 3. No hay saltos ni numeraciones paralelas.
Historial de revisiones
La ficha del procedimiento lo muestra al costado del documento, de la más nueva a la más vieja: número de revisión, estado, fecha de vigencia, quién la elaboró, quién la aprobó y qué cambió. El borrador, si lo hay, encabeza la lista con Seguir editando y Publicar.
Es el registro que responde "¿qué versión regía en tal fecha y qué cambió después?". Los representantes del cliente también lo ven: es su evidencia.
Qué ve cada quien
- Administradores y profesionales — todas las revisiones, incluidos los borradores, y pueden publicar.
- Representantes del cliente — las revisiones publicadas (vigente y obsoletas) y el historial completo. No editan.
- Empleados — solamente la revisión vigente, sin historial. Lo que tienen que seguir es lo que rige hoy.
Las revisiones no se borran
Una revisión obsoleta se conserva siempre, identificada como tal. Es lo que permite reconstruir la historia del documento y demostrar qué instrucción estaba vigente en cada momento.