Apariencia
Estados de un documento
Cada documento de cumplimiento tiene un estado que indica en qué punto del ciclo de vida se encuentra. El estado determina qué acciones podés realizar y qué comunicaciones se envían.
Diagrama de estados
Descripción de cada estado
En progreso
El documento está en preparación. Podés editarlo libremente, adjuntar archivos y agregar comentarios. No es visible para los representantes de cliente.
- Archivo obligatorio: No
- Fechas de vigencia obligatorias: No
- Podés editar: Sí
- Podés eliminar: Sí
Programado
El documento fue creado como sucesor de otro (via Programar siguiente) o desde la vista de planificación. Indica que se planificó crear este documento pero aún no se comenzó a trabajar en él.
- Archivo obligatorio: No
- Fechas de vigencia obligatorias: No
- Podés editar: Sí
- Podés eliminar: Sí
Programado atrasado
Si la fecha "válido desde" de un documento programado ya pasó, se considera atrasado. Se muestra con un indicador visual rojo ("Programado - Atrasado") en la planificación y en el listado de documentos.
Listo para revision
El documento fue enviado para que un administrador lo revise y apruebe. El profesional ya no puede editarlo (salvo que sea rechazado).
- Archivo obligatorio: Sí
- Fechas de vigencia obligatorias: Sí
- Podés editar: Sí (limitado)
- Podés eliminar: Sí
Bajo revision
Un administrador tomó el documento para revisarlo. Similar a "listo para revision" pero indica que alguien ya está trabajando en la revisión.
- Archivo obligatorio: Sí
- Fechas de vigencia obligatorias: Sí
- Podés editar: Sí (limitado)
- Podés eliminar: Sí
Valido
El documento fue aprobado y está en vigencia. Es el estado principal de un documento activo.
- Archivo obligatorio: Sí
- Fechas de vigencia obligatorias: Sí
- Fecha "válido hasta": Debe ser hoy o en el futuro
- Podés editar: No (solo extender vigencia)
- Podés eliminar: No
- Comunicación: Se envía un email de aprobación a todos los interesados.
Vencimiento automático
Cuando la fecha "válido hasta" de un documento en estado valido se cumple, un proceso automático lo cambia a vencido a las 3:10 AM del día siguiente.
Vencido
El documento superó su fecha de vigencia. Requiere acción: renovar, extender o crear un sucesor.
- Podés editar: No (solo extender vigencia)
- Podés eliminar: No
- Comunicación: Se envía un email de vencimiento a los responsables de cuenta.
Reemplazado
El documento fue reemplazado por una versión más nueva. Esto ocurre automáticamente cuando un documento sucesor pasa a estado "valido" y tiene este documento como antecesor.
- Podés editar: No
- Podés eliminar: No
- Visible en listados: No (se oculta de la vista por defecto)
Rechazado
El documento fue rechazado durante la revisión. El profesional puede corregirlo y reenviarlo.
- Podés editar: Sí
- Podés eliminar: Sí
Archivado
El documento fue archivado intencionalmente. Se oculta de los listados por defecto pero se conserva como registro histórico.
- Podés editar: No
- Podés eliminar: No
Aplazado
El documento fue pospuesto. Similar a "programado" pero indica un retraso respecto a lo planificado.
- Archivo obligatorio: No
- Fechas de vigencia obligatorias: No
- Podés editar: Sí
- Motivo obligatorio: Sí — al pasar un documento a aplazado tenés que dejar un comentario en la bitácora con el motivo. Sin motivo el cambio de estado no se guarda.
- Comunicación: Se envía un email de aplazamiento a profesional, responsable de cuenta y representantes de cliente con el motivo de la bitácora.
Resumen de estados
| Estado | Archivo | Fechas | Editable | Eliminable | Visible para representantes |
|---|---|---|---|---|---|
| En progreso | — | — | Sí | Sí | No |
| Programado | — | — | Sí | Sí | No |
| Listo para revision | Sí | Sí | Limitado | Sí | No |
| Bajo revision | Sí | Sí | Limitado | Sí | No |
| Valido | Sí | Sí | No | No | Sí |
| Vencido | Sí | Sí | No | No | Sí |
| Reemplazado | Sí | Sí | No | No | No |
| Rechazado | Sí | Sí | Sí | Sí | No |
| Archivado | Sí | Sí | No | No | No |
| Aplazado | — | — | Sí | Sí | Sí |
Visibilidad en el listado general
Los documentos en estado programado, archivado y reemplazado no aparecen en el listado general de documentos por defecto. Para verlos, usá el filtro de estado. Los documentos programados se gestionan principalmente desde la vista de planificación.