Apariencia
Crear y editar un documento de cumplimiento
Paso a paso
- Navegá al cliente para el cual querés crear el documento.
- Entrá a Documentos legales del cliente.
- Hacé clic en Nuevo documento.
- Completá las secciones del formulario (ver abajo). El índice de la izquierda te lleva a cada una y marca en verde las que ya están completas y en rojo las que tienen un error.
- Hacé clic en Crear documento en la barra inferior. Al editar, la barra dice cuántos cambios hay sin guardar y cuáles ("2 cambios sin guardar · Válido hasta, Estado") y el botón es Guardar cambios.
Al editar, el encabezado muestra el estado del documento y cuánto falta para que venza (o hace cuánto venció), y Ver documento vuelve a la ficha sin guardar.
Secciones del formulario
Datos del documento
| Campo | Descripción | Cuándo es obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre | Cómo se muestra el documento en los listados. Vacío, se usa el nombre de la categoría. | Nunca |
| Categoría | Tipo de documento (ej: "Medición de iluminación", "Estudio ergonómico") | Siempre |
| Criticidad | Baja, media o alta, elegida con un chip. Si no elegís ninguna al crear, toma la de la categoría. | Nunca |
| Válido desde / Válido hasta | La ventana de vigencia. Pasado "válido hasta", el documento queda vencido. | En todos los estados excepto en progreso y aplazado |
| Estado | Ciclo de vida del documento. Un documento nuevo arranca en progreso. | Siempre |
Los documentos programados necesitan ambas fechas
Un documento en estado programado todavía no lleva archivo, pero sí tiene que declarar su ventana de vigencia: válido desde y válido hasta son obligatorios. Son las fechas que ubican el documento en el calendario de planificación y las que permiten detectar cuándo un programado quedó atrasado.
Gestión de servicios o Facturación
Solo en cuentas de consultora.
- Con órdenes de trabajo habilitadas, la sección Gestión de servicios permite vincular el documento a una orden de trabajo. Sin orden, el documento se contabiliza en el abono del cliente: al lado del campo se ve el abono vigente, con el consumo de cada ítem y la categoría de este documento resaltada. El profesional ve la orden de trabajo como texto; la asigna el administrador.
- Sin órdenes de trabajo, la sección Facturación tiene el interruptor Incluida en el abono. Apagado, el documento se cobra aparte. El profesional lo ve pero no lo cambia.
Archivo adjunto
El documento en sí (PDF, imagen, etc.), hasta 25 MB. Es obligatorio en todos los estados excepto programado y en progreso. Si ya hay un archivo cargado, se muestra su nombre y tamaño con Borrar archivo; para reemplazarlo, borralo y cargá el nuevo.
Documentos asociados
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Documento anterior | El documento que este reemplaza. Al guardarse como válido, el anterior pasa a reemplazado. |
| Visitas | Las visitas en las que se relevó o entregó el documento. Vincular visita agrega una fila; la × la quita. |
| Documentos de soporte | Archivos que acompañan al documento sin ser un documento legal: planos, fotos, constancias. Cada fila lleva descripción, fecha y archivo. El archivo de una fila ya guardada no se puede reemplazar: quitá la fila y agregá otra. |
Autoría
Quién responde por el documento. El administrador elige un profesional de la cuenta o escribe un autor externo; el profesional que carga el documento queda como responsable y solo completa Autor externo si el documento no lo hizo él. Hace falta uno de los dos.
Bitácora
Un comentario opcional que queda en la bitácora del documento con tu nombre: inicial al crear, sobre el cambio al editar. Si el estado pasa a aplazado, el comentario es obligatorio y la sección lo marca.
Errores
Si algo falta o no cierra, el formulario vuelve con el mensaje debajo del campo y la sección marcada en rojo en el índice. No hay resumen arriba ni aviso flotante: el error está donde hay que corregirlo.
¿Qué pasa después de crear?
- Si lo creás en progreso, queda guardado y podés seguir editándolo.
- Si lo creás como listo para revisión o bajo revisión, queda listo para que un administrador lo revise.
- Si tenés permiso de exención de revisión, podés crearlo directamente como válido. En ese caso se envían las comunicaciones automáticas.
- Si llegaste desde la planificación, la categoría, el estado y la fecha vienen prellenados y al guardar volvés a la planificación de ese año.
Clientes asociados
Al crear un documento desde la vista de un cliente, el documento queda asociado automáticamente a ese cliente. Un mismo documento puede estar asociado a más de un cliente si corresponde.