Apariencia
Comunicaciones automáticas
Safety Panel envía emails automáticos en ciertos momentos del ciclo de vida de un documento de cumplimiento. Es importante conocerlos para anticipar las notificaciones que recibirán tus clientes y colegas.
Documento aprobado
Cuando un documento pasa a estado vigente, se envía un email de aprobación.
| Detalle | |
|---|---|
| Cuándo se envía | Cuando el estado cambia a "vigente" |
| Demora | 30 segundos después del cambio |
| Asunto | "Documento validado: [Categoría] - [Cliente] de [Profesional]" |
| Responder a | Email del profesional que creó el documento |
¿A quién se envía?
| Destinatario | Descripción |
|---|---|
| Profesional creador | El profesional que creó el documento |
| Responsables de cuenta | Los profesionales asignados como responsables de los clientes del documento |
| Representantes de cliente | Todos los representantes asociados a los clientes del documento |
¿Qué incluye el email?
- Nombre del profesional
- Cliente(s) asociado(s)
- Categoría del documento
- Descripción del documento
- Fechas de vigencia (desde / hasta)
- El archivo del documento adjunto al email
- Email de contacto del responsable de cuenta
TIP
El archivo se envía adjunto al email. Esto permite que los representantes de cliente accedan al documento sin necesidad de entrar a Safety Panel.
Documento vencido
Cuando un documento pasa a estado vencido, se envía un email de aviso.
| Detalle | |
|---|---|
| Cuándo se envía | Cuando el estado cambia a "vencido" |
| Demora | 2 semanas después del vencimiento |
| Asunto | "Documentación vencida" |
¿A quién se envía?
| Destinatario | Descripción |
|---|---|
| Responsables de cuenta | Los profesionales asignados como responsables de los clientes del documento |
¿Por qué la demora de 2 semanas?
El email de vencimiento se envía con 2 semanas de demora para dar tiempo a que el profesional renueve el documento antes de alertar a los responsables. Si el documento se renueva o se extiende la vigencia antes de las 2 semanas, el email igualmente se envía.
¿Qué incluye el email?
- Cliente(s) afectado(s)
- Categoría del documento
- Descripción
- Fechas de vigencia
Documento aplazado
Cuando un documento pasa a estado aplazado, se envía un email a los interesados con el motivo del aplazamiento.
| Detalle | |
|---|---|
| Cuándo se envía | Cuando el estado cambia a "aplazado" |
| Demora | Inmediato |
| Asunto | "Documento aplazado: [Categoría] - [Cliente] de [Profesional]" |
| Responder a | Email del profesional del documento |
¿A quién se envía?
| Destinatario | Descripción |
|---|---|
| Profesional del documento | El profesional que gestiona el documento |
| Responsables de cuenta | Los profesionales asignados como responsables de los clientes del documento |
| Representantes de cliente | Todos los representantes asociados a los clientes del documento |
¿Qué incluye el email?
- Cliente(s) asociado(s)
- Categoría del documento
- Descripción del documento
- Motivo del aplazamiento (la última entrada de la bitácora, que es obligatoria al aplazar)
El archivo no se adjunta
A diferencia del email de aprobación, este email no adjunta el archivo del documento. Los destinatarios pueden descargarlo desde el legajo si lo necesitan: el contexto del aplazamiento puede ser sensible y se prefiere no replicarlo por correo.
Documento traspasado al cliente
Cuando el responsable de la próxima acción de un documento pasa a cliente, se envía un email a los interesados notificando el traspaso.
| Detalle | |
|---|---|
| Cuándo se envía | Cuando el responsable de la próxima acción cambia de "profesional" a "cliente" |
| Demora | Inmediato |
| Asunto | "Documento pendiente de tu acción: [Categoría] - [Cliente] de [Profesional]" |
| Responder a | Email del profesional del documento |
¿A quién se envía?
| Destinatario | Descripción |
|---|---|
| Profesional del documento | El profesional que gestiona el documento |
| Responsables de cuenta | Los profesionales asignados como responsables de los clientes del documento |
| Representantes de cliente | Todos los representantes asociados a los clientes del documento |
¿Qué incluye el email?
- Cliente(s) asociado(s)
- Categoría y descripción del documento
- Motivo del traspaso (la última entrada de la bitácora, obligatoria al pasar la responsabilidad al cliente)
Solo en el sentido profesional → cliente
El email se dispara únicamente cuando se traspasa al cliente. El cambio inverso (cliente → profesional) no genera notificación.
Vencimiento automático
Safety Panel ejecuta un proceso automático todos los días a las 3:10 AM que:
- Busca todos los documentos en estado vigente cuya fecha "válido hasta" ya pasó.
- Cambia su estado a vencido.
- Dispara el email de documento vencido.
Esto significa que un documento no vence al instante de la medianoche, sino en la madrugada del día siguiente.