Procedimientos del cliente

Dentro de un cliente/establecimiento, la sección Procedimientos lista sus documentos controlados: código, título, revisión vigente y desde cuándo rige.

Hay dos formas de agregar uno.

Un procedimiento puede regir en varios destinos

Un procedimiento no pertenece a un solo cliente/establecimiento. Tiene un alcance:

• Todos los destinos — rige en todos, incluidos los que se den de alta más adelante. Es lo que corresponde a un procedimiento corporativo (por ejemplo, el de reporte de incidentes).
• Destinos seleccionados — rige solo en los elegidos. Sirve tanto para un único sitio como para un subconjunto (por ejemplo, gestión de residuos peligrosos en 3 de 5 plantas, o los tres sitios de una misma firma).

Es un solo documento con una sola cadena de revisiones. Al publicar una revisión, la reciben todos los destinos alcanzados: no hay que repetir el trabajo sitio por sitio. La ficha del procedimiento avisa en cuántos destinos rige antes de que publiques.

Adoptar del catálogo

En Nuevo procedimiento, el botón Adoptar del catálogo abre la lista de procedimientos modelo disponibles para ese cliente: se busca por código o título, se elige uno y se confirma. Al adoptarlo:

• Si el procedimiento todavía no existe en la cuenta, se crea: el contenido del modelo pasa a la revisión 1 y queda publicada, alcanzando a ese destino.
• Si ya existe (porque otro destino lo adoptó antes), se agrega este destino a su alcance. No se crea una segunda copia: es el mismo documento, con el mismo historial.

Se conserva la referencia al modelo del que salió, como dato de origen. La copia es independiente del catálogo: editarla no toca el modelo, y editar el modelo no toca lo ya adoptado.

Adaptaciones locales

Si un destino necesita una variante propia de un procedimiento compartido, se crea un procedimiento con alcance solo a ese destino y se lo vincula al corporativo. Ambos quedan visibles y relacionados, en lugar de ser dos documentos sin conexión.

Quitar un procedimiento de un destino

Desde la ficha, en Más, en un destino concreto:

• Si el procedimiento rige en varios destinos, la acción lo quita de ese destino. El documento sigue vigente en los demás.
• Si era el único destino, se elimina el procedimiento con todas sus revisiones.
• Si el alcance es todos los destinos, no se puede quitar desde un sitio: hay que cambiarle el alcance.

Redactar uno a medida

La pantalla Nuevo procedimiento crea uno sin partir de ningún modelo, en tres secciones: Identidad (el código), Alcance (dónde rige) y Contenido (título, resumen, el procedimiento en sí y, si hace falta, un archivo adjunto). También queda publicado como revisión 1.

Conviene separar el contenido con títulos: el lector arma con ellos el índice que aparece al costado del documento.

El código

El código es la identidad del procedimiento y es único dentro de la cuenta. Se mantiene aunque cambien el título, el contenido o el responsable, así que es la forma correcta de referirse a un procedimiento desde otros documentos o registros — mucho más estable que el título.

Archivar y restaurar

Un procedimiento que deja de aplicarse se archiva desde Más → Archivar. Se pide un motivo, porque es lo que después explica la decisión a quien lea el documento o audite el sistema.

Archivado:

• Sale de circulación: no aparece en el portal de empleados ni entre los procedimientos vigentes del destino.
• Se conserva entero, con todas sus revisiones y sus archivos.
• Queda registrado quién lo archivó, cuándo y por qué.

El listado tiene un estado Archivados que los reúne. Restaurar es un solo clic desde ahí o desde la ficha, y lo devuelve tal como estaba.

Archivar no es borrar: es la forma correcta de sacar de circulación un documento controlado, porque el historial sigue siendo evidencia de qué instrucción regía en cada momento.